昭通供電局信息中心通過與各個(gè)業(yè)務(wù)部門溝通發(fā)現(xiàn)，許多專業(yè)都存在眾多文檔、制度，這些文檔需要共享給其他橫向協(xié)作的部門，業(yè)務(wù)主管部門都是在用到時(shí)通過OA郵件等方式傳給協(xié)作部門。
這樣做雖然也能完成當(dāng)次文檔分享，但是會(huì)存在效率較低、更新成本高等問題。例如一些制度文檔，內(nèi)容產(chǎn)生變化后（例如業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、流程產(chǎn)生變化），往往不能及時(shí)更新到協(xié)作部門，協(xié)作部門不知道文檔已發(fā)生變化，仍然按照過期文檔中的標(biāo)準(zhǔn)開展工作。這個(gè)問題看似不大，卻廣泛存在于各個(gè)業(yè)務(wù)部門，在一定程度上影響了昭通供電局管理效率。
昭通供電局搭建全局統(tǒng)一的文檔管理平臺(tái)，有效地解決了文檔管理的常見問題：傳遞效率問題。業(yè)務(wù)部門在文檔平臺(tái)上共享自己管理的文檔，并按需求分配訪問權(quán)限，員工不必等文檔管理人員傳給他，自己隨時(shí)可以訪問所需要的文檔，傳遞、溝通效率得到有效改善。文檔版本更新發(fā)布不及時(shí)。業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一維護(hù)和更新自己專業(yè)管理的文檔，協(xié)作部門需要用時(shí)通過文檔平臺(tái)查看到的都是最新的版本，標(biāo)準(zhǔn)制度通過統(tǒng)一文檔管理平臺(tái)獲取，確保了文檔變更及發(fā)布的及時(shí)性。部門文檔管理混亂。業(yè)務(wù)部門內(nèi)部工作產(chǎn)生的文檔，由各個(gè)工作人員辦公電腦上存儲(chǔ)，改變?yōu)樵谖臋n統(tǒng)一管理平臺(tái)存儲(chǔ)和共享，部門內(nèi)文檔的分享和協(xié)作都較以往更加方便、高效。
目前昭通供電局已在標(biāo)準(zhǔn)管理、法律法規(guī)、電網(wǎng)規(guī)劃、兩種人管理、戰(zhàn)略實(shí)施（創(chuàng)先）、調(diào)度信息、生產(chǎn)綜合計(jì)劃等專業(yè)開展了文檔統(tǒng)一管理平臺(tái)的推廣。平臺(tái)已包含文件29萬余個(gè)，應(yīng)用效果也得到了各個(gè)業(yè)務(wù)部門的一致肯定。