《審計(jì)署2008至2012年信息化發(fā)展規(guī)劃》提出：“2012年，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)施的審計(jì)項(xiàng)目要達(dá)到年度計(jì)劃項(xiàng)目的80%以上，現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)實(shí)施系統(tǒng)（簡(jiǎn)稱AO軟件）成為審計(jì)人員普遍掌握的審計(jì)工具。”要實(shí)現(xiàn)AO軟件開(kāi)展審計(jì)的前提之一就是能夠把被審計(jì)單位的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)采集到AO軟件中并重建賬套。因此，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的順利采集成為能否成功推廣應(yīng)用AO軟件的一個(gè)關(guān)鍵。筆者以眾多被審計(jì)單位使用的重慶金算盤(pán)軟件公司開(kāi)發(fā)的金算盤(pán)8E/ERP系統(tǒng)（以下簡(jiǎn)稱金算盤(pán)8E）為例，淺談針對(duì)該財(cái)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)采集的幾種方法。

　　二、問(wèn)題的提出

　　金算盤(pán)8E，它是一套基于Internet和電子商務(wù)平臺(tái)并具有先進(jìn)管理理念的財(cái)務(wù)軟件，其后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)為oracle。金算盤(pán)8E系統(tǒng)可以提供兩種備份接口，一種備份是oracle格式，其文件后綴名為dmp；另一種備份為Access格式，其文件后綴名為gdb。審計(jì)署提供了金算盤(pán)8E的采集模板“金算盤(pán)8E導(dǎo)出文件模板(2008)”（該模板可以在審計(jì)署金審工程網(wǎng)站上下載）可供AO軟件采集數(shù)據(jù)使用。但是，由于金算盤(pán)8E軟件中備份模板設(shè)置的原因，造成導(dǎo)出的access格式（gdb）備份數(shù)據(jù)中的voucher表（憑證主表）數(shù)據(jù)不全,備份數(shù)據(jù)中voucher表每一個(gè)會(huì)計(jì)年度中只有一條憑證記錄。這樣，采集模板“金算盤(pán)8E導(dǎo)出文件模板(2008)”不能直接應(yīng)用于金算盤(pán)8E的備份數(shù)據(jù)，需采取其他的措施來(lái)實(shí)施數(shù)據(jù)采集。

　　三、解決金算盤(pán)8E數(shù)據(jù)采集的三種方法

　　（一）利用ODBC方式獲取Oracle備份數(shù)據(jù)輔助導(dǎo)入。

　　現(xiàn)在審計(jì)人員一般都會(huì)在其工作電腦中安裝SQL Server 2000個(gè)人版軟件，利用SQL Server中的ODBC方式連接Oracle數(shù)據(jù)庫(kù)，設(shè)置好用戶名和口令之后，即可采集voucher表，接著使用SQL Server 中的DTS數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換服務(wù)功能導(dǎo)出Access格式的voucher表數(shù)據(jù)。

　　然后處理金算盤(pán)8E的Access備份數(shù)據(jù)。用Access打開(kāi)gdb格式的數(shù)據(jù)，其默認(rèn)密碼為：gold。并將其轉(zhuǎn)換為Access2002-2003格式，如果不轉(zhuǎn)換，不能對(duì)其數(shù)據(jù)表進(jìn)行操作。接著在打開(kāi)的gdb數(shù)據(jù)中刪除里面的voucher表，再利用Access的“獲取外部數(shù)據(jù)”功能導(dǎo)入利用SQL Server導(dǎo)出的voucher表數(shù)據(jù)。

　　最后利用AO軟件提供的金算盤(pán)8E導(dǎo)出文件模板(2008) 采集Access備份數(shù)據(jù)即可成功重建賬套。

　　（二）調(diào)整金算盤(pán)8E的備份模板獲取Access格式的備份數(shù)據(jù)導(dǎo)入。

　　如果審計(jì)人員不方便使用ODBC方式來(lái)獲取數(shù)據(jù)，可以和被審計(jì)單位財(cái)務(wù)人員溝通，通過(guò)調(diào)整金算盤(pán)8E的備份模板來(lái)獲取Access格式的備份數(shù)據(jù)，然后利用金算盤(pán)8E導(dǎo)出文件模板(2008) 采集到AO中。

　　一般來(lái)說(shuō)，需要調(diào)整金算盤(pán)8E中的sysbase.gdb文件（該文件一般位于金算盤(pán)安裝目錄中：\gasoft\xxxWKS\sysbase.gdb，其中xxx根據(jù)賬套名稱設(shè)置不同而不同），使其能夠完全備份憑證主表。具體調(diào)整方式為：在該模板中將憑證編號(hào)、會(huì)計(jì)年度和會(huì)計(jì)期間三個(gè)字段的索引由原來(lái)的“無(wú)重復(fù)”改為“有重復(fù)”即可。

　　雖然使用計(jì)算盤(pán)8E備份數(shù)據(jù)，然后采用模板“金算盤(pán)8E導(dǎo)出文件模板(2008)”來(lái)采集數(shù)據(jù)的方法很簡(jiǎn)單。但是，由于金算盤(pán)8E在用Access格式備份數(shù)據(jù)時(shí)，無(wú)法按會(huì)計(jì)年度分別備份數(shù)據(jù)。同時(shí)，在金算盤(pán)8E中含有大量輔助憑證信息，使得金算盤(pán)的備份數(shù)據(jù)相對(duì)較大。因此，使用AO軟件在采集Access格式的數(shù)據(jù)時(shí)通常需要耗費(fèi)大量時(shí)間，影響工作效率。比如筆者處理一個(gè)單位金算盤(pán)備份數(shù)據(jù)（該單位三年憑證數(shù)據(jù)約30萬(wàn)張，輔助憑證數(shù)在120萬(wàn)張左右），利用AO軟件（機(jī)器配置英特爾P8400雙核處理器，2GB DDR3 1067內(nèi)存）采集數(shù)據(jù)并成功重建賬套共花費(fèi)了約14個(gè)小時(shí)。要解決此類問(wèn)題也有一個(gè)竅門(mén)，即使用Access將gdb備份數(shù)據(jù)中voucher表和voucherdetail表中不屬于采集會(huì)計(jì)年度的記錄數(shù)刪除，然后再利用模板采集到AO中重建賬套，這樣可以提高數(shù)據(jù)采集的效率。

　　（三）手工采集重建賬套。

　　在審計(jì)現(xiàn)場(chǎng)如果不能獲取到金算盤(pán)8E的備份數(shù)據(jù)的情況下如何將數(shù)據(jù)采集到AO中？這種情況下可使用“手工采集”方式來(lái)采集數(shù)據(jù)。使用這種采集方式只需要通過(guò)金算盤(pán)8E的查詢功能獲取科目代碼表、科目余額表和憑證表的數(shù)據(jù)即可。首先在金算盤(pán)8E系統(tǒng)主菜單下選擇“文件-數(shù)據(jù)導(dǎo)出”，再選擇“基礎(chǔ)設(shè)置”下的“科目”導(dǎo)出科目代碼表；然后利用金算盤(pán)8E的查詢功能，查詢出采集會(huì)計(jì)年度的科目余額表，再利用該軟件的“打印-輸出到文件”功能導(dǎo)出科目余額表；最后利用金算盤(pán)8E系統(tǒng)中“文件-數(shù)據(jù)導(dǎo)出”功能，導(dǎo)出憑證表。

　　利用上述三個(gè)表的數(shù)據(jù)，我們先將三表中的數(shù)據(jù)導(dǎo)入SQL Server中，然后利用AO軟件的“財(cái)務(wù)軟件數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)”采集功能來(lái)采集并重建賬套，關(guān)于此種采集方式的具體操作和注意事項(xiàng)，可在審計(jì)署金審工程網(wǎng)站上查閱到很多相關(guān)資料，在此不作贅述。

　　總之，三種方法審計(jì)人員可以根據(jù)具體情況選擇合適的方法在AO軟件中重建金算盤(pán)8E財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)賬套，以供進(jìn)一步對(duì)被審計(jì)單位的財(cái)務(wù)狀況進(jìn)行深入分析的需要。